De flexbranche kan nog wel wat digitalisering gebruiken. Experts Hans Scheers, Don van Hal en Paul van den Bosch zien het in de praktijk geregeld misgaan. Dit moet je volgens deze adviseurs doen om succesvol te digitaliseren:
1 Durf!
Waarom zou ik veranderen - het is toch altijd goed gegaan? Paul van den Bosch, directeur van Pivoton, ziet dat veel flexondernemers huiverig zijn om de digitaliseringsdrempel over te gaan. “Zeker met zaken als verloning en facturatie voelt veranderen in eerste instantie wellicht ‘eng’. Maar als je doet wat je deed, krijg je wat je hebt. Vaak zijn verandering en digitalisering nodig om de volgende stap te zetten en IT echt voor je te laten werken.” Het eerste advies is dan ook: begin zo snel mogelijk met digitaliseren als je dat nog niet hebt gedaan.
2 Breng je hele werkproces goed in kaart
“Automatiseren is een middel en geen doel op zich,” zegt Hans Scheers van Experts in Flex. “Daarom is het belangrijk om te beginnen met een goede basis. Dat is het inrichten van je werkproces. Breng dus bijvoorbeeld de hele reis van jouw kandidaat in kaart. Van werving tot plaatsing en verloning.” Van den Bosch valt hem bij en vult aan. “Je moet nooit beginnen met middelen, maar altijd met je proces. En dan niet je huidige proces, maar je gewenste toekomstige proces. Waar wil je naartoe? Wat is je visie en wat is je kracht? Vertaal dat eerst goed naar een werkproces. En zoek daar daarna de benodigde technologie bij.”
3 Betrek je organisatie bij digitalisering. (Maar hoe dan?)
Draagvlak voor digitalisering in je organisatie is essentieel. “Helaas komt het nog te vaak voor dat een systeem van bovenaf is gekozen”, zegt Scheers. “De intercedenten die ermee moeten werken, worden dan niet betrokken. Die kunnen het als bedreiging zien en de kont tegen de krib gooien. Dat is een gemiste kans, want de tools en systemen zijn juist bedoeld om ze te helpen.”
"Het gebeurt echt allemaal op internet", zegt Don van Hal van Digivotion. "Dus als je gaat digitaliseren, begin dan bij het hele eerste deel van je werkproces: het werven op sociale media en jobboards, al dan niet geautomatiseerd. Maar ook het solliciteren en het selecteren. Raffel dat niet af."
Begin bij het eerste deel van je werkproces, het werven
4 Welke systemen wél? Frontoffice
Volgende vraag: welke tools kies je? “Werving en selectie vindt tegenwoordig vrijwel uitsluitend online plaats”, zegt Don van Hal. De directeur van Digivotion ziet nog veel flexorganisaties die investeren in fysieke vestigingen. “Zij gaan er kennelijk van uit dat er mensen bij ze binnen komen lopen. Maar het gebeurt echt allemaal op internet. Dus als je gaat digitaliseren, begin dan bij het hele eerste deel van je werkproces: het werven op sociale media en jobboards, al dan niet geautomatiseerd. Maar ook het solliciteren en het selecteren. Raffel dat niet af.”
In de praktijk gebeurt dat laatste volgens Van Hal wel. “Een uitzender heeft dan een website. En lang niet altijd een goede trouwens, daar mag best meer aandacht aan worden besteed. Het is namelijk een belangrijk onderdeel van je frontofficeproces. Op die website zetten ze vervolgens vacatures. Kandidaten die reageren, krijgen dan een mail. En hun gegevens belanden ten slotte in Excel-sheets. Gevolg is dat informatie verspreid staat en dat de foutgevoeligheid toeneemt. Lang niet iedereen is even handig met Excel. Dat kost allemaal tijd en geld, terwijl er uitstekende CRM- en ATS-systemen zijn die je al dat werk uit handen nemen.”
De businesscase is snel gemaakt, reken maar uit wat je aan tijd bespaart
Ook Hans Scheers vindt dat flexorganisaties ten minste zo’n frontofficesysteem moeten hebben. “Alles draait om je opdrachtgevers en kandidaten. Hun gegevens moeten optimaal op orde zijn. Een goed systeem bespaart tijd en geld. En helpt je te voldoen aan wet- en regelgeving. Denk aan de AVG.” De kosten van een systeem mogen volgens Scheers geen bezwaar zijn. “De businesscase is snel gemaakt. Reken maar eens uit wat het je aan tijd kost als je zo’n systeem niét hebt.”
5 Welke systemen wél? Mid- en backoffice
Om diezelfde redenen mag een goed backofficepakket niet ontbreken, vindt Van Hal. “Je kunt geen uitzendbureau starten zonder een systeem dat voor verloning en facturatie zorgt. Ook dit bespaart tijd en geld en helpt je te voldoen aan wet- en regelgeving.” Zo zou je in feite alles moeten digitaliseren wat routinematig is, zegt Van den Bosch. “Je tijd moet je zoveel mogelijk besteden aan je klant en je kandidaat. Al het andere, van het maken van een contract tot het invoeren van uren, kun je automatiseren.”
6 Wacht nog even met specifieke tooling
Met bijvoorbeeld een planningssysteem zou je nog even kunnen wachten. Van Hal: “Zeker als je veel uitzendkrachten bij één inlener hebt rondlopen, is het niet nodig. Pas als je substantieel groeit, kun je daaraan denken. Of als je bijvoorbeeld veel met buitenlandse arbeidskrachten hebt te maken.”
7 Digitaliseer futureproof
Last but not least: digitaliseer toekomstbestendig. Zorg er bijvoorbeeld voor dat systemen goed gekoppeld kunnen worden. Scheers: “Als je niet kiest voor een alles-in-een-pakket, zorg er dan voor dat naadloze integratie van afzonderlijke systemen mogelijk is.” Maar houd ook rekening met wat in de toekomst ontwikkeld zou kunnen worden. Digitalisering gaat razendsnel.
Je kern moet op orde zijn en je systeem daaromheen flexibel
“Onze bedrijfsnaam Pivoton komt van het werkwoord ‘pivoteren’. Dat betekent draaien rond een vaste kern. In onze ogen is dat precies hoe digitaliseren zou moeten", aldus Paul van den Bosch "Je kern moet op orde zijn, dus zaken rondom verloning, facturatie en compliance moeten stabiel zijn. Maar daaromheen moet je systeem juist flexibel zijn en snel kunnen meebewegen met toekomstige digitale ontwikkelingen.”
Digitale onboarding: waar moet je op letten?
Als werkgever wil je dat al je werknemers goed, snel en efficiënt worden ingewerkt. Gerwald van den Oetelaar van Catchphrase, een platform voor taakgerichte digitale onboarding, deelt zijn ervaring. Scan de QR-code en ontvang deze gratis download.
Gratsi download
