Nocore is in 2000 opgericht en richt zich met ERP-software specifiek op de flexbranche en de schoonmaakbranche. “We ontwikkelen de software volledig zelf. Wij hebben zo’n 900 klanten”, zegt Smits. Hij is compagnon van oprichter Ad Klösters. “ Hij komt uit de schoonmaakbranche en ik heb ervaring in de flexbranche. Ik heb de verantwoordelijkheid voor de drie productlijnen in onze organisatie.”

In beeld brengen wat je hebt

De digitalisering in de flexbranche kan nog wel een zetje gebruiken, vindt Smits. “Klanten worstelen nog wel vaak met hoe ze de volgende stap moeten zetten in het automatiseringsproces en blijven dan vaak hangen. ‘Waar begin ik’, is meestal de eerste vraag.”

Smits heeft daar wel een antwoord op: “Begin met hoe je huidige IT-landschap eruitziet en waar je wensen, aandachtspunten zitten. Dat is in elke sector weer anders. Er zijn nog heel veel bedrijven die ermee stoeien wat ze allemaal hebben. Ze kunnen de belangrijkste systemen nog wel benoemen, maar daaromheen zitten veel randapplicaties die ze niet meer in beeld hebben. Wil je kunnen beoordelen waar je heen wilt, dan moet je die ook meenemen.”

Bij nul beginnen is ook een optie

Als de huidige IT-omgeving in kaart is gebracht, volgt het doorlichten van de processen. “Kijken naar hoe je huidige businessproces in elkaar zit, is echt essentieel. Ga daarna pas automatiseren. Onthoud dat automatiseren op zichzelf geen doel is, maar een middel om je doel te bereiken. Dat doel moet je dus eerst duidelijk hebben.” En dat kan betekenen dat je vanaf nul moet beginnen, geeft Smits aan. “Alles opnieuw inrichten en vanuit de processen redeneren kan je soms sneller bij je doel brengen dan het bestaande systeem aanpassen.”

Hoe meer uitzonderingen je gaat maken op je bedrijfsproces, hoe lastiger het wordt om te automatiseren

Gedrag is de grootste uitdaging

Digitalisering is dus sterk afhankelijk van een goede inrichting van processen, maar ook van mensen. “De grootste uitdaging bij automatisering zit in de gedragsverandering binnen de organisatie”, aldus Smits. “De grootste belemmering zijn wij zelf. Daarom is ICT-dienstverlening zo complex: er zitten mensen achter de knoppen en die denken vaak ad hoc.” 

Een belangrijke les is dan ook dat je vasthoudt aan je eigen processen. “Je verliest vaak slagkracht als je zegt: we gaan het op een bepaalde manier doen omdat onze klanten het zo willen. Hoe meer uitzonderingen je gaat maken op je bedrijfsproces, hoe lastiger het wordt om te automatiseren. De vraag is ook of je daarmee je klanten tevreden houdt. Daarom is het ook goed als je naast de ontwikkeling van de IT ook aandacht besteedt aan het implementatieproces en de organisatieverandering.” 

Platform

Een oplossing voor een traditioneel ERP-systeem kan het werken met een platform zijn. “Wij bieden zo’n platform met Nocore online. Het is meer een procesmatige manier van denken, meer van controlling dan vanuit data”, geeft Smits aan. “Het voordeel van een platform is dat er doorlopend in wordt geïnvesteerd, want de technologische ontwikkelingen gaan snel. We faciliteren bijvoorbeeld een cloudplatform op Microsoft Azure, zodat het systeem kan worden geïntegreerd met Microsoft 365. Dan heb je een partij die de volledige automatiseringsoplossing kan aanbieden.” 

De grootste uitdaging ten opzichte van de traditionele ERP-systemen is dat een platform de opdrachtgever, de uitzendkracht en de uitzendorganisatie samenbrengt. “In een traditioneel systeem werkt alleen de uitzendorganisatie ermee. Een platform vergt dus extra aandacht bij de implementatie, maar levert tegelijk de ideale situatie op”, aldus Smits. 

Aandachtspunten zijn dan wel dat het systeem responsief is, dus zowel makkelijk via mobiel als via desktop te benaderen, en een goede user experience biedt. “Als je alle drie de partijen in het platform wilt bedienen, moet je aan meer denken dan alleen de functionaliteit.” 

Niet alles ineens

De fout die organisaties volgens Smits nog weleens maken, is alles ineens willen doen. “Realiseer je dat het een veranderingsproces is. Opdrachtgevers en uitzendkrachten spelen daar ook een rol in, dus je moet het gefaseerd aanpakken. Ga je te snel, dan krijgt de organisatie de tijd niet om mee te veranderen. Probeer het eerst met een select aantal mensen, zodat je er zelf ook gevoel bij krijgt.”

De wet- en regelgeving is complexer geworden. Volgens Smits is het voordeel van een platform dat er ook kennis kan worden ingebouwd. “Wij proberen een intercedent bijvoorbeeld door dat complexe proces heen te trekken door slimme algoritmes toe te voegen zodat er pas iets uitgevraagd wordt als het ook echt noodzakelijk is. Dan hoef je niet altijd alle ins en outs te kennen. Het is dus niet alleen automatiseren, maar ook de content eromheen inregelen.”  

Sev Smits:
De grootste uitdaging bij automatisering zit in de gedragsverandering binnen de organisatie.

Koppelingen

Een platform kan een alles-in-een-oplossing bieden voor het complete bedrijfsproces, zegt Smits. “Maar je kunt niet overal een tien op scoren. We bieden ook makkelijke koppelingen naar andere systemen, zoals een applicant tracking systeem (ATS). Er zijn aanbieders die daar krachtigere systemen voor bieden. Daar hangt dan wel een ander prijskaartje aan. Je kunt zelf bepalen of je alles in Nocore doet, of dat je een koppeling maakt met een ander systeem. We hebben koppelvlakken met bijvoorbeeld CRM- en planningssystemen. Dat zit ook in Nocore, maar wil je meer, dan kunnen we koppelen met een andere variant.”  

Kortom: digitaliseren moet en de mogelijkheden zijn onbegrensd, maar doe het met beleid. “De concurrentie gaat verder en als je niet meegaat, verlies je de strijd. De stap zetten is voor veel organisaties nog best lastig. Wij kunnen helpen om die stap verantwoord en gefaseerd te maken.”  

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Nocore.