Administratieve processen digitaliseren biedt niet alleen tijdwinst en gemak voor uitzendbureaus. Uitzenders kunnen daarmee ook optimaal aan de wensen en behoeftes van hun flexkrachten voldoen én de rol als strategische partner pakken voor hun klanten, vertelt Jonathan Lammers, key-accountmanager bij Nedap.
Lees verder
“Uitzendbureaus zijn ongeveer zeventig procent van de tijd bezig met administratieve handelingen zoals inschrijven, matchen, documenteren, plannen, urenregistratie, factureren en wet- en regelgeving enzovoort”, vertelt Jonathan Lammers. Hij werkt ruim tien jaar in de branche en kan dus als geen ander vertellen over dit onderwerp.
“Met technologie wil Nedap gebruiksvriendelijke, elegante producten creëren die relevante problemen oplossen voor mensen. Intercedenten krijgen bijvoorbeeld geen energie van administratieve processen en wel van het persoonlijke contact met de klant en flexkracht. Digitalisering biedt hun daarentegen tijd en relevante informatie om zo te komen tot een optimale binding met klant en flexkracht.”
Geen natuurlijk contactmoment, dus minder persoonlijk contact?
Momenteel zijn de administratieve processen vaak aanleiding voor contact tussen de intercedent en de flexkracht. Zoals ´je moet je uren nog boeken’ of ‘mijn salaris is te laat’. “Deze contactmomenten zijn noodzakelijk, maar als intercedent heb je liever een positieve aanleiding tot contact, namelijk één die de relatie versterkt. Zulke administratieve processen zijn goed te digitaliseren. Dit vermindert niet alleen administratieve fouten, maar biedt ook ruimte voor kwalitatief contact tussen de intercedent en flexkracht”, zegt Lammers.
Ruimte voor diepere contacten
Door de digitalisering staat de intercedent continu in verbinding met de hele pool van flexkrachten, aldus Lammers. “Ook monitoren de systemen doorlopend hoeveel uur iemand heeft gewerkt, wanneer iemand beschikbaar is en hoe lang een contract nog loopt. Dit geeft gerichte informatie waarmee de intercedent nog beter kan aansluiten op de wens van de flexkracht. Deze informatie geeft namelijk een aanleiding voor diepere contactmomenten zoals ‘ik zie dat je al twee weken minder uren maakt dan je eigenlijk wil, kan ik je hiermee helpen?’. Of ‘je contract loopt over twee weken af, hoe wil je verder gaan?”
Uitzendbureaus zijn ongeveer zeventig procent van de tijd bezig met administratieve handelingen
Flexkracht zoekt zekerheid
De flexkracht wil deze persoonlijke benadering, blijkt uit onderzoek van Nedap zelf. “Waar men veelal denkt dat flexkrachten voor loonsverhoging direct zouden overstappen, blijkt dit in de meeste gevallen niet waar te zijn. Flexkrachten zoeken juist zekerheid bij hun werkgever”, vertelt Lammers. Bijvoorbeeld om zeker te zijn dat ze hun vaste lasten kunnen betalen en het gewenste aantal uren kunnen werken. “Flexkrachten willen daarnaast ook invloed hebben op waar zij gaan werken, hoeveel uur zij gaan werken en over hoeveel dagen dit is verdeeld. Daarbij blijkt dat een betrokken intercedent een flexkracht aan de uitzender kan binden. Bijvoorbeeld door simpelweg te vragen of ze een leuke week hebben gehad en nog iets nodig hebben om het werk leuker te maken. Deze kleine vragen hebben grote impact, blijkt uit ons onderzoek. Het is een springplank naar dieper contact.”
De klant wil partnership
De klant daarentegen zoekt in de uitzender steeds meer een strategische partner. Lammers: “De minimale eis van bedrijven is dat de uitzender altijd de juiste flexkrachten met de gevraagde competenties beschikbaar heeft, blijkt uit ons onderzoek. Maar hiermee red je het in de huidige markt niet. Om als partner gezien te worden, is inzicht in de klant nodig. Wat er bijvoorbeeld gebeurt op de afdelingen, welke flexkrachten en vaste medewerkers er zijn en wat zij precies doen. Door gezamenlijk te forecasten is een verdere verdieping in het partnership mogelijk. Hierdoor biedt de uitzender zekerheid en voldoet hij nog beter aan de klantvraag.”
Hij noemt een voorbeeld. “Bijna ieder vakgebied kent functies met specifieke eisen waarbij moeilijk mensen te vinden zijn. Je kunt dan heel hard gaan zoeken naar die ene passende medewerker. Maar je kunt die medewerker ook zelf creëren. Vaak zitten er in de flexibele schil voldoende krachten die graag een opleiding willen volgen. Door zowel continu de behoeften van de klant als van de flexkracht inzichtelijk te hebben, kun je dit samenbrengen. Hier zit gelijk de grootste toegevoegde waarde van gedigitaliseerde processen”, concludeert Lammers. “De uitzender transformeert zo van reactief (er komt iets op ons af en wij moeten iets doen), naar proactief (er komt iets aan en wij gaan ons daarop voorbereiden). Daarmee biedt hij zekerheid aan de klant met de juiste mensen op de juiste plek.”
Meer waarde met verbonden flexkrachten
Uitzenders focussen zich momenteel veel op het binnenhalen van nieuwe flexkrachten. Deze continue aanwas van mensen is zeker belangrijk, beaamt Lammers. “Het blijkt echter dat er juist veel waarde zit in de reeds verbonden flexkrachten. Vergeet deze dus zeker niet! Gemiddeld wordt slechts zeventig à tachtig procent van het totale aantal beschikbare uren wordt gebruikt. Wanneer een flexkracht structureel niet het aantal uur kan werken dat hij wil, is dit een aanleiding om verder te zoeken. Hier ligt dus een grote kans. Data maakt exact inzichtelijk of aan de wens van de flexkracht wordt voldaan en welke wensen nog open staan.”
“De uitzender zit steeds in een spagaat”, concludeert hij. “Aan de ene kant is er de klant en de flexwerker en aan de andere kant zijn er de interne administratieve processen. Digitalisering ondersteunt dit geheel en biedt heldere inzichten op één beeldscherm. Met die data kan de uitzender proactief reageren, zodat de intercedent zijn menselijke rol optimaal kan vertolken en de klant én flexkracht ultiem tevreden zijn.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Nedap.
