In de flexmarkt draait alles om het vinden en matchen van de juiste mensen bij een vacature. Het zoeken van de juiste mensen kost tijd, zeker nu er een steeds duidelijker personeelstekort ontstaat. Als je dan een kandidaat gevonden hebt, moet ook de achterkant goed geregeld zijn. Onboarding, urenregistratie en de salarisverwerking moeten correct zijn, en je wilt klanten natuurlijk snel factureren. Door al deze processen te stroomlijnen, te digitaliseren en inzichtelijk te maken, pak je letterlijk op meerdere vlakken winst.
Door Niels Vogel
Natuurlijk begin je niets zonder kandidaat. Als je die eenmaal hebt gevonden, is het van belang alles goed en efficiënt te regelen. Dus relevante gegevens snel verzamelen en centraal vastleggen. Dat is het vertrekpunt voor een soepele verwerking in de backoffice; van het vastleggen van afspraken, het aanmaken van plaatsingen en contracten tot factureren en verlonen. Alles volgens de meest actuele wet- en regelgeving. Door dat slim en in een geïntegreerd softwarepakket te doen, kunnen recruiters en intercedenten alle aandacht besteden aan het maken van matches.
Informatie centraal vastleggen
De overstap van Excel en niet gekoppelde applicaties naar een geïntegreerde oplossing biedt de mogelijkheid om informatie zoveel mogelijk bij de bron vast te leggen. Relevante gegevens worden aan de voorkant één keer centraal ingevoerd. Het is de uitdaging dit zo efficiënt mogelijk te doen en te waarborgen dat alles klopt. In combinatie met naadloze integratie van backoffice-processen kunnen medewerkers efficiënter en slimmer werken. Automatische integraties tussen applicaties zorgen bijvoorbeeld dat alle noodzakelijke stappen in een proces altijd worden meegenomen. Alle energie die aan de voorkant in het proces gestopt is door de recruiter, blijft op deze manieren behouden. Er is geen dubbele invoer met risico’s op fouten en dat werkt prettig voor medewerkers, kandidaten en inleners.
Altijd een actueel beeld
Extra voordeel van informatie gestructureerd en centraal vastleggen en continu verrijken, is dat rapporteren veel eenvoudiger is. Hoe meer informatie je centraal registreert, hoe meer inzicht je kunt creëren. Vanuit de bron is het eenvoudig om via dashboards en rapportages op maat een goed en actueel beeld te krijgen van de verschillende soorten uren, marges, budgetten en kosten. Op basis van die geïntegreerde gegevens en analyses zijn strategische keuzes sneller en beter te onderbouwen.
Complexiteit ondervangen
Een goed beheersbare en inzichtelijke backoffice is niet alleen belangrijk voor grip op de bedrijfsvoering en transparantie. De wet- en regelgeving rondom flexibele arbeidskrachten is vrij complex en voortdurend in ontwikkeling. De inlenersbeloning is hiervan een goed voorbeeld. De inlenersbeloning is begin dit jaar verder uitgebreid qua onderdelen die hieronder vallen en verwachting is dat dit komende tijd nog verder zal uitbreiden met als uiteindelijk doel een pakket arbeidsvoorwaarden dat ten minste gelijkwaardig is aan medewerkers van de inlener zelf. Het waarborgen van deze gelijke beloning is de verantwoordelijkheid van de flexorganisatie en de inlener. Daar komt veel meer bij kijken dan alleen verlonen. Ook zaken als toeslagen, loonsverhogingen en onkostenvergoedingen zijn daar onderdeel van. Deze complexiteit moet je wel kunnen borgen en ondersteunen in de backoffice.
Puzzels oplossen
Wij zien dat het doorlopen van alle processtappen voor bijvoorbeeld correcties met terugwerkende kracht vaak een enorme klus is. Denk hierbij aan een wijziging van uurloon (loonschalen), verandering van tarief of een urenbriefje dat niet correct is. Zeker als je ook rekening moet houden met de wet aanpak schijnconstructies (WAS). Als er bijvoorbeeld te veel loon is uitbetaald omdat er te veel uren zijn geregistreerd, mag dit alleen proportioneel verrekend worden. Zo ontstaat eenvoudig een enorme puzzel.
Geen uitzoekwerk
AFAS verwerkt correcties gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Het verwerken is dan een kwestie van één druk op de knop. De basisinformatie is namelijk hetzelfde en beschikbaar. Alleen de berekeningen veranderen en dat doet de software automatisch. Deze aanpak scheelt enorm veel uitzoekwerk. Bovendien is er altijd een overzicht van de impact van een verandering omdat processtappen logisch gekoppeld zijn.
Nieuwe functionaliteit
De flexmarkt is een dynamisch werkveld en dat maakt het voor recruiters, detacheerders en uitzendbureaus spannend en uitdagend tegelijk. Wet- en regelgeving is continu aan verandering onderhevig. Om te zorgen dat ontwikkelingen zo snel mogelijk door de software ondersteund worden, volgt AFAS nieuwe ontwikkelingen rondom cao’s en de inlenersbeloning op de voet. Dit alles vertalen we naar praktische functionaliteiten en workflows. Op die manier weten flexbedrijven zeker dat de backoffice goed ingericht is en kunnen zij zich volledig richten op het invullen van vacatures. Met de zekerheid dat de rest goed geregeld is en blijft.
Dit artikel is gesponsord door AFAS Software. Niels Vogel is productmanager bij AFAS.
