De krapte op de arbeidsmarkt is momenteel de grootste in 45 jaar, en de flexbranche wordt daar van alle sectoren het sterkst mee geconfronteerd. Uit de meest recente ConjunctuurEnquête van november 2021 blijkt dat een historische 73 procent van de staffing-organisaties groeimogelijkheden moet laten liggen omdat ze hun vacatures niet vervuld krijgen. Wat zijn te midden van die uitdagende context de interne aandachtspunten van uitzend- en detacheringsbureaus, inclusief de impact van het thuiswerken vanwege corona? Flexmarkt / VMN media zocht het uit in het laatste kwartaal van 2021, in opdracht van RecruitNow.

De onderwerpen en de respondenten

Na een persoonlijke uitnodiging per e-mail, vulden 69 respondenten de vragenlijst volledig in. De vragenlijst ging in op acht interne deelprocessen:

• online werving,
• communiceren met de kandidaat en de opdrachtgever,
• de snelheid van reageren van de eigen organisatie,
• de organisatie van de werkprocessen,
• de mogelijkheden en het gebruik van data,
• de beschikbaarheid en integratie van tools (applicaties),
• de compliancy van de organisatie en
• thuiswerken vanwege corona.  

Maar eerst even wat meer over de respons op de enquête. Van de 69 respondenten was ruim driekwart (78 procent) manager, directeur of eigenaar; 18 procent was intercedent, recruiter of recruitment consultant.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat 90 procent van de respondenten een HBO of hogere opleiding had afgerond, waar dat in de totale werkende beroepsbevolking nog net geen 45 procent is. In datzelfde licht is het evenmin verrassend dat van de respondenten 87 procent ouder dan 35 jaar was, waar de leeftijd in de operatie van de flexbranche juist overwegend jonger dan 35 is. Van de respondenten was 59 procent man en 41 procent vrouw.

Belangrijk om te bepalen of de respondenten een representatief beeld geven van de flexbranche, is om te beginnen de samenstelling van de bedrijfstakken die zij bedienen. Uit het onderstaande overzicht volgt dat de Logistiek wat ondervertegenwoordigd is en de Overige zakelijke dienstverlening wat oververtegenwoordigd. Industrie plus FMCG zijn samen goed voor ongeveer een vijfde van de klanten van de flexbranche, en daarmee de grootste klanten-sector; hier zijn zij samen goed voor 22 procent van de klanten van de respondenten, en dat is dus een goede afspiegeling van de totale flexbranche.

Een andere belangrijke representativiteitsdimensie betreft de verdeling van de omvang van het bestand van eigen medewerkers in de respons ten opzichte van die in de gehele flexbranche.

In de totale flexbranche zijn de hooguit 100 bureaus met meer dan 100 eigen medewerkers goed voor 20 tot 25 procent van de werkgelegenheid in de bedrijfstak en de grofweg 14.000 bureaus met 1 tot 10 eigen medewerkers voor 30 tot 35 procent. De middengroep van zo’n 2.000 bureaus met 10 tot 100 eigen medewerkers is goed voor ongeveer de helft van de werkgelegenheid in de sector. In de respons op dit onderzoek zijn de grotere bureaus dus wat oververtegenwoordigd en de kleinere wat ondervertegenwoordigd. Gegeven het onderwerp viel dat te verwachten; grotere bureaus zijn vanzelfsprekend meer geprofessionaliseerd of bezig met hun professionaliseringsproces dan de kleinste (tegelijk vaak de jongste), die daar nog aan zullen beginnen.  

Inzichten 1: Online werving

Op de vraag in hoeverre zij tevreden zijn over hun website, reageerde 79 procent van de respondenten (zeer) positief, en dat geldt ook voor de kwaliteit van de vacatureteksten. Over het gebruik van analytics is nog iets meer dan de helft (zeer) positief (52 procent), het laagst scoort het gebruik van de mogelijkheden van marketing automation, met 39 procent.

Dit overwegend positieve beeld wordt wel anders als wordt ingezoomd op de resultaten die de website faciliteert: 36 procent is tevreden over de kwaliteit van de verkregen kandidaten en nog geen kwart (22 procent) is tevreden over de instroom van kandidaten.

Jobboards kunnen die matige website-resultaten volgens de respondenten versterken. Zo ervaart tweederde (67 procent) van hen een grotere zichtbaarheid dankzij jobboards en ziet 62 procent dat ze hen helpen gevonden te worden in het totale aanbod.

Al met al heeft online werving momenteel nog veel ruimte voor verbetering.  

Inzichten 2: Communicatie met de kandidaat en de opdrachtgever

Effectief communiceren met de kandidaat is tegen de achtergrond van de enorme arbeidsmarktkrapte natuurlijk essentieel: zo ongeveer alle respondenten (99 procent) vind adequaat reageren op de sollicitant (zeer) belangrijk. Datzelfde hoge percentage hecht groot belang aan efficiënt communiceren met zowel de kandidaat als de klant.

Ook de inzichtelijkheid van die communicatie voor collega’s wordt door 93 procent (zeer) belangrijk gevonden. Meldingen krijgen zodra er nieuwe communicatie binnenkomt vindt 91 procent (zeer) belangrijk, en ruim driekwart (79%) is van mening dat het gebruik van Whatsapp de communicatie kan helpen.

Uit dit onderzoek wordt dat niet duidelijk, maar elders is al gebleken dat naast open en snelle communicatie ook een goede prioritering van belangrijk en urgent tegenover niet-belangrijk en niet-urgent sterk kan bijdragen aan het tegengaan van information overload, verwarring en vertraging.  

Inzichten 3: Snelheid van reageren van de eigen organisatie

Een belangrijke component van de kwaliteit van de communicatie is de snelheid. Opvallend is dat de respondenten het grootste belang hechten aan integrale bereikbaarheid: liefst 96 procent vindt het (zeer) belangrijk dat zij op elke plek en via elk device kunnen reageren op kandidaten en opdrachtgevers – dat hoeft niet persé altijd buiten kantoortijd te kunnen, dat vindt 84 procent (erg) belangrijk.

Vervolgens zijn het eenvoudig en snel kunnen voorstellen van vacatures aan kandidaten (93 procent) en kandidaten aan opdrachtgevers (89 procent) natuurlijk waar het volgens de respondenten om draait. In de ruimte voor toelichting is hier door respondenten nog aangevuld dat kwaliteit minstens zo belangrijk is als snelheid, en dat de snelheid regelmatig uit het proces gaat omdat de kandidaat of opdrachtgever niet reageert en dan herinnerd moet worden.  

Inzichten 4: De organisatie van de werkprocessen

Bijna twee derde van de respondenten (61 procent) geeft gaan dat de werkprocessen aanvraag-gestuurd zijn; bij 39 procent is dat kandidaat-gestuurd. In deze tijd van krapte, met de verwachting dat dat ook de komende jaren het geval zal zijn, is dat nog best een verrassende uitkomst. Op zich nog wel begrijpelijk, want de opdrachtgever betaalt, en sommige opdrachtgevers hebben veel vacatures tegelijkertijd, maar de cruciale stap naar candidate centricity zal in deze tijd van krapte toch vaker gezet moeten gaan worden.

Ruim een derde van de respondenten (38 procent) zegt dat de werkprocessen voldoende geautomatiseerd zijn en iets meer dan helft (53 procent) geeft aan dat de automatisering gaande is.

Desalniettemin maken de antwoorden op de twee andere vragen duidelijk dat er voor wat betreft de werkprocessen nog veel te verbeteren valt: 45 procent geeft aan dat de standaardisatie nog niet is gerealiseerd en liefst 73 procent meldt dat het werkproces nog niet optimaal is. De combinatie van standaardisatie en optimalisatie is essentieel voor effectieve automatisering c.q. digitalisering, die op haar beurt weer cruciaal is voor kwaliteit, gemak, efficiëntie, snelheid en innovatie – zo noemt één van de respondenten de mogelijkheid van online interviewen een belangrijkste stap voorwaarts.  

Inzichten 5: De mogelijkheden en het gebruik van data

En die laatste constatering kan uitgebreid worden naar dit vijfde aandachtspunt: digitalisering is ook nodig voor effectief data-management en performance management. Daar moet nog een flinke stap gezet worden: grofweg de helft van de respondenten zegt z’n integrale rapportages op orde te hebben – en ermee kunnen sturen is de minst ontwikkelde component van het gebruik van data (44 procent zegt dat dit kan).

Als je data en besturingsinformatie niet alleen ziet als controlemiddel, maar bovendien als hulpmiddel voor autonome, slagvaardige operationele teams, zijn de verbetermogelijkheden – of: verbeternoodzakelijkheden – op dit vlak nog enorm.  

Inzichten 6: De beschikbaarheid en integratie van tools (applicaties)

Van de respondenten is 79 procent nu al (erg) tevreden over het gebruiksgemak van de (digitale) tools.

Daarbovenop verwachten ze er nog meer van. Ruim driekwart (77 procent) verwacht met een betere integratie van de verschillende tools tijdsbesparing te kunnen realiseren. Dat laatste is belangrijk, ook omdat 66 procent aangeeft met meerdere applicaties te werken en 61 procent ziet dat data soms dubbel moeten worden ingevoerd.

Ruim de helft (56 procent) verwacht ook nog eens dat er in de toekomst nieuwe applicaties bij zullen komen.  

Inzichten 7: De compliancy van de organisatie

De mogelijkheden en werkzaamheden van flexbureaus worden natuurlijk in sterke mate beïnvloed door wet- en regelgeving. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) maakt daar onderdeel van uit. Sinds mei 2018 moet de bedrijfsvoering van organisaties in overeenstemming zijn met de AVG, met ingrijpende gevolgen voor een sector waar zo intensief met persoonlijke gegevens moet worden gewerkt als de flexbranche. Nog net niet alle respondenten (93 procent) vinden dat de AVG inmiddels voldoende wordt nageleefd.

Daarbij maakt een derde (32 procent) geen gebruik van een security / privacy officer, iets meer dan helft (53 procent) heeft wel zo’n functionaris in dienst en 15 procent heeft het werk uitbesteed.

Compliant zijn én dat ook blijven wordt als serieus lastige uitdaging gezien, waarbij de lastige balans tussen wat de AVG vraagt en wat dat vergt van data- en documentenbeheer, protocollen, controles, relatiemanagement en operationeel gedrag veelvuldig door de respondenten worden genoemd.  

Inzichten 8: Thuiswerken vanwege corona

Tot slot is in het onderzoek ook gevraagd naar de ervaring met thuiswerken in verband met corona. Naast positieve ervaringen (efficiënter werken, productiever werken) hebben de respondenten toch nog meer negatieve ervaringen gehad. Van hen vindt 29 procent dat de privé/werk-balans is verstoord en maar liefst 66 procent miste interactie met de collega’s.

Het thuiswerken biedt dus voordelen, maar heeft vooral ook duidelijk gemaakt dat werken in sterke mate ook samen werken is – de sociale rol van werk is enorm belangrijk, maar bovendien hebben we daarbij fysieke nabijheid nodig. Daarom heeft hybride werken de toekomst: over de hele wereld is sinds het voorjaar van 2020 onderzoek gedaan naar het bestaan van een ideale verhouding tussen thuis en op kantoor of elders werken. Het lijkt erop dat één à twee dagen per week thuiswerken voor de meeste werkenden en hun leidinggevenden de max is; daarmee kan een mooi resultaat van zoveel mogelijk voordelen en zo min mogelijk nadelen van (veel) thuiswerken worden geboekt.

De oordelen en aandachtpunten op een rij

In het vierde kwartaal van 2021 onderzocht Flexmarkt / VMN media, in opdracht van Recruitnow, wat te midden van een uiterst uitdagende context de interne aandachtspunten van uitzend- en detacheringsbureaus zijn, inclusief de thuiswerkgevolgen van corona. Een behoorlijk representatieve groep van respondenten gaf antwoord op vragen over acht interne deelprocessen: online werving, communicatie met de kandidaat en de opdrachtgever, snelheid van reageren van de eigen organisatie, de organisatie van de werkprocessen, de mogelijkheden en het gebruik van data, de beschikbaarheid en integratie van tools (applicaties), de compliancy van de organisatie en de impact van het thuiswerken vanwege corona. Over deze acht interne deelprocessen gaven zij hun oordelen en aandachtspunten.

• De online werving wordt goed gewaardeerd, maar bij nadere beschouwing blijken de website-resultaten, zoals de instroom van nieuwe kandidaten en hun kwaliteit, en aanvragen van opdrachtgevers, stevig voor verbetering vatbaar. Dat geldt ook voor de analytics en de toepassing van marketing automation.
• Efficiënt communiceren met de kandidaat en met de opdrachtgever wordt door zo goed als iedereen belangrijk gevonden. Ook aan de mogelijkheid dat collega’s die communicatie makkelijk kunnen inzien, wordt groot belang gehecht.
• Snelheid en bereikbaarheid zijn daarbij waarschijnlijk de belangrijkste kenmerken. Het vervolgens niet snel reageren van de kandidaat of opdrachtgever, die herinnerd moet worden, is een belangrijke bottleneck. Informatie en communicatie moeten daarbij zoveel mogelijk de urgentie en bovendien het belang ondersteunen.
• De standaardisatie, optimalisatie en digitalisering van de werkprocessen is veelal op gang, maar nog lang niet voldoende. Dat laatste geldt zeker ook voor de kandidaat-gerichtheid van die werkprocessen.
• Hierdoor blijven kansen liggen om de kwaliteit, het gemak, de efficiëntie, de snelheid en innovatie te versterken. En dat geldt zeker ook voor het data-management en performance management. Waar – naast schaarse kandidaten – data als dé grondstof van de toekomst wordt gezien, moeten hier nog grote verbeterstappen worden gezet.
• Ruim driekwart van de respondenten is (zeer) tevreden over de huidige applicaties, maar tegelijkertijd ziet ook ruim driekwart dat die applicaties beter geïntegreerd moeten worden én verwacht meer dan de helft van de respondenten dat er de komende tijd nog tools bij zullen komen. Kortom: tevreden maar ambitieus.
• De AVG is ‘in control’, maar de respondenten waarschuwen voor zelfvoldaanheid: spelen volgens de AVG-regels en steeds alle mogelijkheden zien en benutten, is en blijft uitdagend.
• En het corona-thuiswerken heeft voordelen gehad, maar nog meer nadelen. De belangrijkste les is waarschijnlijk dat hybride werken de toekomst heeft.

Al met al flink wat stevige inzichten met grote consequenties voor flexbureaus. Zij moeten in een zeer turbulente omgeving werk maken van kandidaten werven, opdrachtgevers acquireren, organiseren, informeren, communiceren, betrekken, stimuleren, controleren en besturen. Bepaald geen sinecure. Digitalisering kan aan de onmisbare versterking van het businessmodel uiterst waardevolle en integrale bijdragen leveren.

Tip! Lees ook het artikel 'Digitaliseer! Maar wel met beleid' waarin hoofdredacteur Wim Davidse de uitkomsten van het onderzoek duidt.