“ATS is de afkorting van Applicant Tracking System en betekent letterlijk kandidaat volgsysteem”, vertelt Jeroen van Heeswijk. “Het is in essentie een systeem waarin intercedenten hun kandidaten volgen van aanmelding tot plaatsing. Ook ondersteunt het hen in het dagelijkse werk. Intercedenten openen dit systeem meestal als eerste als zij hun werkdag beginnen.”

Meer plaatsingen in minder tijd

Maar een goed ATS doet meer dan alleen het volgen van de kandidaat, zegt André Polderman. “Het gaat steeds meer richting een CRM, oftewel Candidate Relation Management. Zo´n ATS brengt niet alleen vraag en aanbod bij elkaar, maar onthoudt, communiceert, ondersteunt en doet zelfs deels het werk van een intercedent. Hierdoor verricht een intercedent steeds minder repeterende en administratieve taken, bespaart hij heel veel tijd en krijgt daardoor steeds meer ruimte voor persoonlijke aandacht aan klanten en kandidaten.”

Daar hoort een intuïtieve en overzichtelijke interface bij dat uitnodigt om erin te werken, zegt Polderman. “Enerzijds accepteren mensen geen ingewikkelde programma´s meer. We zijn zo gewend geraakt aan goede applicaties als Spotify en Netflix dat dit onze standaard is geworden. Anderzijds zal een intercedent eerder een systeem met een intuïtieve interface gebruiken dan een ingewikkeld administratief systeem. Doordat het eenvoudig werkt en het systeem je helpt in je dagelijkse bezigheden, zal de intercedent ook het systeem beter gebruiken. Het systeem kan vervolgens meer en betere matches maken zodat er meer plaatsingen kunnen worden gerealiseerd in minder tijd.”

Van Heeswijk: “Een systeem moet een intercedent vooral niet vermoeien met moeilijke dingen. Als een intercedent bijvoorbeeld een intake wil regelen, dan moet hij dat eenvoudig en met één druk op de knop kunnen regelen en de communicatie via de verschillende kanalen met zijn kandidaat op één plek kunnen inzien.” En dát is innovatie, concludeert hij. “Het ATS werkt vóór de intercedent en tilt daarmee het werk naar een hoger niveau.”

“Het helpt ook dat Cockpit al vanaf het begin is gebouwd op nieuwe technologie”, vult Polderman aan. “Wij hebben geen ‘legacy’ of bagage. Veel andere partijen bestaan al tien of meer jaren en gebruiken oude technologie. Dan wordt doorontwikkelen en innoveren lastig. Een ontwikkeling of verbetering komt daardoor veel later op gang. Het betekent overigens niet dat wij simpelweg alle wensen doorvoeren. Wij kiezen wat de intercedent daadwerkelijk gaat helpen en vragen dat ook uit. De meeste ontwikkelingen testen wij ook met deze gebruikers voordat we het meenemen in een release.”

‘Een systeem moet een intercedent vooral niet vermoeien met moeilijke dingen’

Hoe gemakkelijk het ook is, sommige intercedenten moeten nog wel even wennen aan deze ontwikkelingen. Ook wel logisch, beantwoordt Van Heeswijk. “Het systeem gaat daadwerkelijk taken overnemen en daarmee verandert het takenpakket van de intercedent. Dat vraagt een andere manier van denken en werken.”

Klaar voor de toekomst

Innovatie gaat daarmee richting een cultuurverandering, concluderen Polderman en Van Heeswijk. “Uitzendbureaus die daarin niet meegaan, zullen worden ingehaald door de bureaus die de verandering wel doormaken. Het vraagt een ambitieuze en strategische houding, maar is voor alle soorten en maten bureaus weggelegd. Klanten en kandidaten willen namelijk een bureau dat hen snapt, aandacht voor hen heeft en daadwerkelijk verder helpt. Door systemen de repeterende en administratieve taken van een intercedent te laten doen, is er tijd voor persoonlijke aandacht. Door automatisering op die manier te benutten, maakt een bureau zich klaar voor de toekomst.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met RecruitNow.